vrijdag 30 augustus 2013

De on-zin van ‘Modern’ vergaderen…



Het is er rond de vergadertafels de laatste tijd niet beter op geworden. Er wordt inmiddels ‘modern’, met Tablets en iPad’s op tafel, vergaderd. Wat het nog oplevert, en welke zin het nog heeft, is voor mij de vraag. Besteed je tijd maar aan iets anders dan vergaderen. Oprechte verbondenheid, betrokkenheid en bezieling bij onderwerpen en beslissingen, die er toch toe zouden moeten doen, is volgens mij inmiddels meer dan zoek.

De Stichting Ideële Reclame (SIRe) geeft aan dat Nederland steeds asocialer wordt. Ook rond de vergadertafels. Ik denk dat het niet tot Nederland beperkt is. SIRe noemt het ‘onbewust’ asociaal.

Ik noem het inmiddels bewust asociaal. Je kiest er immers bewust voor om de digitale verstoringen (soms geladen met vergaderstukken) en speeltjes de vergaderkamer mee in te nemen én ze te gebruiken. Natuurlijk wordt dit gedrag door ieder mens anders ervaren. Oogcontact met mensen om je heen en echt voelen wat er speelt? Ga toch weg, de schermen zijn veel aantrekkelijker.

In mijn ‘vergadertijdperk’ dat ik op diverse plekken zo’n dertig jaar lang mocht beleven, maakte ik regelmatig mee dat deelnemers in een vergadering absoluut niet betrokken waren. Ze namen stukken door van andere overleggen waar ze nog geen tijd voor hadden genomen om die voor te bereiden. Ook gebeurde het regelmatig dat ze bezig waren met hun ‘nevenactiviteiten’ die met de vergadering waar ze voor kwamen niets van doen hadden. En om te laten zien dat ze écht ongeïnteresseerd waren werden er briefjes met andere deelnemers gedeeld of tekeningen op vergaderstukken gemaakt. Het ging eigenlijk alleen maar om de naam op de presentielijst. Je kon immers naar de buitenwereld toe niet ontbreken. Stel dat je er nadien op aangesproken zou worden…

Als zoiets toen gebeurde werd er door de andere deelnemers, meestal na de vergadering en zonder de betreffende dissident,  met elkaar schande over gesproken. Zoiets doe je niet… 

Nu lijkt het de normaalste zaak van de wereld. Bij veel organisaties, overheidsinstellingen en ook bijvoorbeeld binnen verenigingen is het gebruik van tablets en I-pads een beetje doorgeslagen. Te pas en te onpas infiltreert het 'netwerk' in de vergaderzaal om maar met de buitenwereld verbonden te zijn. Het heet ‘multitasking’ en ‘up-to-date achtergrond informatie’. Als je multitaskt heb je echter voor al die taken die je op dat moment doet maar een gedeelte van je aandacht over. Zelfs een iPad helpt daar niet mee. Hoezo kwalitatief hoogwaardig vergaderen?

Via de sociale media heb ik met heel veel mensen uit eerdere werkomgevingen nog steeds contact. Een tijd geleden schreef iemand uit mijn grote groep van contacten die nog steeds regelmatig aan een vergadertafel zit me over vergaderen het volgende; 

“Aan de vergadertafels hebben sinds een jaar of twee tablets en de I pads hun intrede gedaan. Als je je betrokken weet bij een onderwerp in een vergadering was het al vaak lastig om de woorden te begrijpen, de achterliggende vragen te horen en emoties te voelen, en het werkelijke contact te houden met meerdere deelnemers. Sinds de invoering van deze apparaten is de ‘verbinding’ helemaal zoek. Bladeren op je schermpje, ondertussen mail, twitter en facebook berichten binnen krijgen en ook nog overleggen, verbinding met het onderwerp? Het is een crime.” 

Wikipedia geeft aan: ‘Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen (meestal van eenzelfde organisatie) die met elkaar spreken en/of afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst.’

Als mensen werkelijk ‘bij een’ (bij elkaar) komen om met elkaar te spreken en daar de tijd voor te nemen, dan is dat om oprecht met élkaar contact te hebben en zich met onderwerpen op de agenda te verbinden. Met mooie woorden ‘het toelaten van empathie’. Die tijd vinden ze het met elkaar waard om samen de diepte of de breedte in te gaan. Vanuit respect voor elkaar. Om andere invalshoeken bij vraagstukken en/of thema’s te onderzoeken. Om respectvol met elkaar om te gaan. Om tijd te nemen om zich te verdiepen in de achtergronden en emoties die er ten opzichte van het thema leven bij de andere deelnemers. Om zelf gehoord te worden (wat niet altijd wil zeggen dat je beloond wordt met jouw oplossing). Om te voelen. Soms ook om te onderhandelen over eventuele acceptabele compromissen of (nog) betere oplossingen.

Hier in Thailand worden we er soms, of je het nu wil of niet, toe gedwongen omdat, zoals dat ook nu ik deze blog schrijf is, de stroom door een regenbui zomaar weer even uit valt. Geweldig. Mensen lopen hier dan weer naar elkaar toe, wisselen ècht uit, kortom, hoe maf het ook klinkt, een verademing.

Eens even niet (met het net) verbonden zijn, verbindt tenminste. En dat gemis is er in mijn ogen inmiddels debet aan dat ‘modern’ vergaderen steeds meer een schijnvertoning is. Vergaderingen zijn steeds armer geworden en dat proces gaat nog steeds verder door. Verbondenheid, diepgang en bezieling is steeds minder aanwezig. Wat het echte nut en de oprechte meerwaarde er van is vraag ik me steeds meer af. Ik zie het als verarming van de communicatie. Verspilde tijd.

Nadien… klagen troef en inzetten op herstel omdat het zo niet bedoeld was óf verkeerd begrepen. Dingen niet ‘voor die gemeenschappelijke toekomst’ hebben doorzien. Schade berokkenen zijn misschien de woorden die hier meer aanspreken. Wat is het (je) allemaal waard…

Misschien is het zo gek nog niet, nu het ondanks al dat netwerken toch ook steeds meer draait om bezieling in organisaties, iets om een paar keer per maand bewust binnen je organisatie te kiezen voor een internetloze organisatie. Een paar jaar geleden werd je misschien voor gek verklaard en verklaar me nu ook maar voor gek. Ik voorspel je… het levert een organisatie meer waarden op. Netwerken, bezielen op heel basaal niveau. Daar waar het ooit begon en ook in mijn ogen ooit voor bedoeld was. Oprecht contact en verdieping tussen mensen, ZIN. Daarmee zet je stappen voorwaarts.

Frans Captijn.

4 opmerkingen:

  1. Hoi Frans,

    Een mooi stuk over hoe je aangeeft dat de techniek de mens in de weg komt te staan. Deze ontwikkelingen zijn niet alleen te zien aan de vergadertafel, maar ook als je een drankje doet met vrienden, op een verjaardag, in het openbaar. Kortom: in de privesituatie. Je bent in gesprek met een bekende, je hoort een 'pling' en voordat je het weet zit je naar een gebogen hoofd te praten omdat de ander het belangrijker vindt om zijn facebook te checken.
    En soms komt er nog een schepje bovenop doordat die ander je verhaal onderbreekt met de tekst 'hahaha, moet je dit horen!'. Waarna zijn tweet of facebook-bericht wordt uitgelegd.
    Er is niets mis met 'een kort momentje, dit moet ik beantwoorden', maar soms begin ik maar per sms naar de degene naast me om er tegenaan te 'praten'.

    Smartphones zijn heel handig, jammer genoeg kan er niet sociaal-smart mee omgegaan worden en worden we zo (on)bewust asociaal.

    Groeten,

    Sander Fierloos

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Hoi Sander, dat juist jij, zo verweven met en in de branche reageert vind ik gaaf. Wat jij omschrijft herken ik als geen ander. Zeker ook hier als ik kijk naar toeristen in de stad. Af en toe heb ik wel eens de neiging om ze er op te attenderen dat er fantastisch mooie DVD's zijn om dit mooie land te aanschouwen. Spaart een retourvlucht en ook nog eens veel lange westerse gezichten uit die op 'klagen' staan.

      Het in ieder geval in de gaten hebben dat er ook (persoonlijke) grenzen zijn is in mijn beleving een stapje in de goeie richting. Kom je nu voor die verjaardag en het contact daar, of het vieren van een vakantie, of blijf je liever 'opgesloten' in de digitale wereld waarin je altijd al zat. En wie ben ik... Het is maar mijn zienswijze.

      Fijn weekend en groet aan alle collega's aan die kant. Frans

      Verwijderen
  2. De vraag is waar het begint.........ik had laatst een gesprek met een collega. Haar zoon ging naar een nieuwe school, en hij moest bij de diverse docenten de regels voor het gebruik van mobieltjes in de klas opvragen. Er waren er een aantal bij die tegen hem hadden gezegd: Doe wat je wil, zolang ik er maar geen last van heb, dan moet ie uit. Het kwam totaal niet bij die docenten op dat de kinderen er zélf wel eens last van zouden kunnen hebben...

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. En dit noemen ze dus ook 'opvoeden' en 'onder-wijzen'. Inderdaad waar begint het...Met de paplepel er in gieten. Geen probleem als de ouders er dan ook nog zijn om de andere kanten te belichten. Natuurlijk is het netwerk in de tegenwoordige tijd niet meer weg te denken. Geen enkel probleem. Wél hoe de armoede er, als het doorslaat (waar ik het in mijn blog over heb) door toeslaat. Dank voor je reactie Frans

      Verwijderen